KYC, AML (antiriciclaggio) e compliance investigations

Nel mondo degli affari odierno, la conformità alle normative è cruciale per il successo e la sostenibilità di qualsiasi azienda. I nostri servizi di KYC professionali sono progettati per garantire che la tua azienda possa identificare e verificare l'identità dei tuoi clienti in modo sicuro ed efficiente, proteggendo al contempo la tua attività da rischi di frode e attività illecite. Grazie alla nostra vasta esperienza nel settore e all'uso delle tecnologie più avanzate, la nostra agenzia offre soluzioni KYC all'avanguardia, permettendoti di concentrarti sul tuo core business con la tranquillità di essere sempre in regola con le normative vigenti.

Cosa si intende per KYC?

Il KYC è l’acronimo di “Know Your Customer”, che tradotto significa “conosci il tuo cliente”. Si tratta di una specifica procedura che alcune categorie di professionisti.

A cosa serve il KYC? Queste categorie di professionisti devono mettere in atto le procedure KYC allo scopo di verificare l’identità dei loro clienti e utenti, al fine di evitare che possano essere coinvolti in attività illegali, nello specifico riciclaggio di denaro, frodi online, corruzione e terrorismo.

Non a caso, i professionisti coinvolti nel KYC sono

• Istituti di credito
• Intermediari bancari e finanziari
• Commercialisti e Consulenti del lavoro
• Notai e Avvocati
• Revisori legali e Società di revisione
• Agenti immobiliari
• Mediatori civili
• Prestatori di servizi di gioco
• Prestatori di servizi di valuta virtuale.

Quando deve essere effettuata la verifica KYC?

Quando scatta l'obbligo di adeguata verifica? La procedura di KYC è obbligatoria come da Decreto Legislativo n. 90 del 25 maggio 2017, con il quale viene resa attuativa la Normativa Europea “relativa alla prevenzione dell’uso del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività criminose e di finanziamento del terrorismo”.

Con questa azione viene messa in atto una mossa di AML (Anti Money Laundry) in cui giocano un ruolo fondamentale le Agenzie Investigative attraverso i servizi di Compliance Investigations, che permettono di recuperare le informazioni idonee ad ottenere il giudizio di conformità richiesto dalla legge.

Quando si applica la procedura KYC? La verifica KYC deve essere effettuata in diversi momenti chiave per garantire la conformità e la sicurezza delle operazioni aziendali. I momenti principali sono i seguenti.

1. All'apertura di un nuovo account o rapporto commerciale: la verifica KYC è necessaria quando un cliente inizia una nuova relazione con un'azienda, ad esempio aprendo un conto bancario, sottoscrivendo una polizza assicurativa o avviando un contratto di servizi.

2. Transazioni significative: per transazioni di grande valore o insolite, le aziende devono effettuare la verifica KYC per assicurarsi che l'origine dei fondi sia legittima e che il cliente non sia coinvolto in attività illegali.

3. Modifiche ai dati del cliente: quando un cliente aggiorna informazioni chiave come il suo indirizzo, il numero di telefono o altre informazioni personali rilevanti, è opportuno eseguire nuovamente il processo KYC per verificare l'autenticità delle nuove informazioni.

4. Monitoraggio periodico: le normative KYC richiedono che le informazioni sui clienti siano aggiornate e verificate periodicamente. Questo può variare a seconda della regolamentazione locale e del livello di rischio associato al cliente.

5. Segnalazioni di attività sospette: se un'azienda rileva attività sospette o inconsuete che possono indicare comportamenti illeciti, è obbligata a eseguire una verifica KYC approfondita per indagare ulteriormente.

Effettuare la verifica KYC in questi momenti chiave aiuta le aziende a prevenire attività fraudolente, a rimanere conformi alle normative e a proteggere la propria reputazione.

Cosa fa un KYC Analyst?

Un KYC Analyst, o analista KY, è un professionista che svolge un ruolo cruciale all'interno delle istituzioni finanziarie e di altre organizzazioni soggette a normative antiriciclaggio (AML). L'analista KYC è responsabile della verifica dell'identità dei clienti, della valutazione del rischio associato a ciascun cliente e dell'assicurazione che l'organizzazione sia conforme alle normative locali e internazionali.

Compiti principali di un KYC Analyst

1. Raccolta e verifica delle informazioni: l'analista KYC raccoglie informazioni dettagliate sui clienti, tra cui documenti di identità, prove di indirizzo e altre informazioni personali. Questi dati vengono poi verificati per garantire l'autenticità e l'accuratezza.

2. Valutazione del rischio: utilizzando le informazioni raccolte, l'analista valuta il rischio di riciclaggio di denaro o finanziamento del terrorismo associato a ciascun cliente. Questo include l'analisi di vari fattori come la provenienza dei fondi, la natura dell'attività commerciale e il paese di residenza del cliente.

3. Monitoraggio continuo: l'analista KYC monitora le transazioni e le attività dei clienti su base continua per identificare eventuali comportamenti sospetti o anomali che potrebbero indicare attività illegali. Questo include l'aggiornamento periodico delle informazioni sui clienti e la revisione delle transazioni in corso.

4. Conformità normativa: l'analista assicura che l'istituzione sia conforme a tutte le leggi e regolamenti pertinenti, sia a livello locale che internazionale. Questo può includere la preparazione di rapporti di conformità e la cooperazione con le autorità regolatorie durante le verifiche e le indagini.

5. Formazione e consulenza: l'analista KYC può anche fornire formazione e consulenza ad altri membri dell'organizzazione, aiutandoli a comprendere le politiche e le procedure KYC e a identificare potenziali rischi di conformità.

6. Documentazione e reportistica: mantenere una documentazione accurata e dettagliata di tutte le verifiche effettuate e preparare report regolari sulle attività di monitoraggio e valutazione del rischio.

Non tutte le organizzazioni dispongono internamente di questa figura. In questi casi le procedure KYC possono essere affidate alle indagini di società specializzate e autorizzate, come le agenzie investigative. 

Procedura di KYC e conformità per AML

La procedura di KYC rappresenta un elemento fondamentale nella strategia di conformità per l'Antiriciclaggio (AML). Questo processo coinvolge una serie di passaggi e verifiche mirate a identificare e autenticare i clienti, con l'obiettivo di prevenire attività illecite come il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo. Attraverso la raccolta, l'analisi e il monitoraggio delle informazioni dei clienti, le istituzioni finanziarie possono assicurare la conformità alle normative AML, proteggendo sia l'integrità dell'organizzazione che del sistema finanziario globale.

Che cos'è un questionario antiriciclaggio?

Il questionario antiriciclaggio è uno strumento utilizzato da istituzioni finanziarie, banche e altre entità soggette a normative antiriciclaggio (AML) per raccogliere informazioni dettagliate sui loro clienti e sulle loro attività, al fine di identificare e valutare il rischio di riciclaggio di denaro e finanziamento del terrorismo. Questo questionario richiede informazioni personali, come nome completo, indirizzo di residenza, data e luogo di nascita, e numero di identificazione. Include anche dettagli professionali relativi all'occupazione, al datore di lavoro e al settore di attività, insieme a informazioni finanziarie che coprono fonti di reddito, dettagli su attività e passività finanziarie e storia creditizia.

Inoltre, il questionario esplora la natura e lo scopo dell'account o del rapporto commerciale, descrivendo le principali operazioni previste e l'origine dei fondi. Se applicabile, vengono richiesti dettagli sul beneficiario effettivo, ossia le persone fisiche che possiedono o controllano il cliente, insieme alla struttura proprietaria dell'entità. Il cliente deve inoltre confermare che le informazioni fornite sono accurate e conformi alle leggi e regolamenti AML.

Lo scopo del questionario è valutare il rischio associato a ciascun cliente, assicurare la conformità alle normative AML e fornire una base per il monitoraggio continuo delle transazioni e delle attività. Il processo prevede la compilazione iniziale da parte del cliente, la verifica e convalida delle informazioni da parte dell'istituzione finanziaria, e l'aggiornamento periodico per riflettere eventuali cambiamenti nelle circostanze del cliente o nelle normative. Questo questionario è quindi un elemento cruciale per la gestione del rischio e la conformità normativa delle istituzioni finanziarie, contribuendo a prevenire il riciclaggio di denaro e altre attività finanziarie illecite.

I benefici del KYC

Il servizio KYC offre numerosi benefici che vanno ben oltre la semplice verifica dell'identità dei clienti. Uno dei principali vantaggi è la prevenzione delle frodi e delle attività illecite: implementando rigorose procedure di verifica, le aziende possono identificare e bloccare transazioni sospette e comportamenti anomali.

Inoltre, il KYC assicura la conformità legale, aiutando l'azienda a rispettare tutte le normative vigenti in materia di antiriciclaggio (AML) e finanziamento del terrorismo. Questo non solo protegge l'azienda da potenziali sanzioni legali, ma contribuisce anche a salvaguardare la sua reputazione attraverso verifiche approfondite e costanti.

Infine, il servizio KYC migliora l'efficienza operativa dei processi aziendali, automatizzando la raccolta e l'analisi dei dati dei clienti, riducendo il rischio di errori manuali e consentendo una gestione più snella e sicura delle informazioni.

Per non incorrere in sanzioni e per reperire le giuste informazioni, un professionista del settore sarà in grado di permettere il completamento della procedura con successo e nel minor tempo possibile.

La procedura KYC di Phersei

Il processo KYC offerto si articola in diverse fasi fondamentali per garantire una verifica approfondita e continua dei clienti, assicurando al contempo la conformità alle normative vigenti. Ecco una descrizione dettagliata delle fasi del processo.

1. Raccolta dati

   • Informazioni personali: nome completo, data e luogo di nascita, nazionalità.
   • Documenti di identificazione: copia di documenti d'identità come passaporto, carta d'identità, patente di guida.
   • Prova di residenza: bollette recenti, estratti conto bancari, contratti di affitto.
   • Informazioni finanziarie: fonti di reddito, stato patrimoniale, dettagli bancari.

2. Verifica documentale

   • Autenticità: controllo dell'autenticità dei documenti d'identità tramite sistemi di verifica automatizzati o manuali.
   • Validità: verifica della validità dei documenti, assicurandosi che non siano scaduti o falsificati.
   • Congruenza: controllo della congruenza tra le informazioni fornite e i documenti presentati.

3. Analisi dei rischi

   • Valutazione del profilo: analisi del profilo del cliente basata su informazioni raccolte, incluso il background professionale e la storia finanziaria.
   • Origine dei fondi: verifica dell'origine dei fondi per assicurarsi che provengano da fonti legittime.
   • Categoria di rischio: assegnazione di una categoria di rischio al cliente (basso, medio, alto) basata su fattori come la posizione geografica, il settore di attività e la natura delle transazioni previste.

4. Monitoraggio continuo

   • Aggiornamento dati: raccolta periodica di nuove informazioni e aggiornamento dei dati del cliente per riflettere eventuali cambiamenti.
   • Sorveglianza delle transazioni: monitoraggio delle transazioni in corso per identificare attività sospette o anomalie.
   • Segnalazione delle attività sospette: preparazione e invio di segnalazioni di attività sospette (SAR) alle autorità competenti, se necessario.

Questo processo integrato e sistematico assicura che ogni cliente venga accuratamente verificato e monitorato, riducendo al minimo i rischi di frodi e attività illecite, e mantenendo l'azienda in linea con le normative antiriciclaggio e di finanziamento del terrorismo.

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