Come gestire le informazioni sensibili in un'indagine investigativa

Dopo aver raccolto i dati e gli indizi utili nell'ambito di un'indagine investigativa, bisogna capire come gestire al meglio le informazioni sensibili, evitando spiacevoli inconvenienti e soprattutto pesanti sanzioni.

Gestione delle informazioni sensibili e tutela delle parti

Nell'ambito investigativo, la riservatezza e la discrezione rappresentano delle priorità, grazie alle quali poter assicurare il corretto svolgimento del processo, nonché la piena tutela delle parti coinvolte.

Allo stato attuale esistono misure ad hoc per gestire le informazioni sensibili nel corso delle indagini. Le regole riguardano soprattutto le procedure e i protocolli da seguire al fine di prevenire la divulgazione non autorizzata dei dati.

L'accesso a quest'ultimi, infatti, non avviene in maniera indiscriminata, ma viene concesso soltanto al personale autorizzato, quindi ai soggetti che effettivamente partecipano al processo.

Altrettanto importante è l'uso di sofisticati sistemi di sicurezza informatici che servono a proteggere le informazioni sensibili. A tal riguardo, basti pensare all'installazione di firewall, software che rilevano le intrusioni e alla crittografia dei dati.

Molte società investono inoltre nella formazione del personale, allo scopo di accrescere la consapevolezza sulla cybersecurity e ridurre di conseguenza il rischio di accessi attacchi informatici.

Informazioni sensibili e potenziali rischi

Nonostante l'adozione delle descritte precauzioni esistono tutta una serie di potenziali rischi che possono seriamente compromettere la gestione delle informazioni sensibili, fra cui l'errore umano. Pur adottando le prescritte procedure e i protocolli specifici, infatti, può capitare di divulgare involontariamente i dati.

Ulteriore rischio è poi rappresentato dagli attacchi informatici, oggi sempre più frequenti e che si possono contrastare implementando misure di sicurezza efficaci, aggiornando continuamente i sistemi di vigilanza e avendo risposte immediate per ripristinare la riservatezza quando si rilevano le minacce.

Alla luce di quanto spiegato, pertanto, si comprende bene come la riservatezza e la discrezione siano fondamentali per l'integrità della fase investigativa. Per tale ragione occorre revisionare con regolarità le politiche di sicurezza e sfruttare le potenzialità delle tecnologie avanzate ai fini della prevenzione.

I limiti sulla privacy

In linea generale è bene sapere che l'investigatore regolarmente autorizzato può raccogliere prove e documenti mediante strumenti che vengono riconosciuti dalla normativa in vigore. Gli ambiti di azione possono essere vari, in quanto comprendono le investigazioni private e aziendali, così come previsto dal decreto del Ministero 269 del 2010.

Il Garante della Privacy ha inoltre previsto delle specifiche regole che bisogna rispettare, le quali si rivolgono non solo a coloro che lavorano autonomamente, ma anche agli enti, alle associazioni e a tutti gli organismi che svolgono indagini private.

Dopo l'entrata in vigore del GDPR sono stati fissati dei rigorosi limiti riguardanti il trattamento dei dati personali, nonché sanzioni che scattano nelle ipotesi di mancato adeguamento alle prescrizioni.

Più nel dettaglio, le informazioni relative alla sfera sessuale, ai fatti giudiziari e all'orientamento politico, possono essere trattati dagli investigatori privati soltanto per soddisfare alcune finalità, ovvero per far accertare un certo diritto in sede giudiziale oppure portare a termine un incarico conferito da un difensore in sede penale.

Di contro l'investigatore non potrà svolgere le indagini senza aver ricevuto una procura dettagliata e in forma scritta. Il professionista sarà poi tenuto a fornire al titolare dei dati l'apposita informativa sulla privacy, mantenendo la segretezza delle informazioni anche alla fine del mandato o rinuncia allo stesso.

Secondo il Garante si può registrare una conversazione, pure all'insaputa dell'interessato, ma restando fisicamente nelle vicinanze del dispositivo. Per quanto, invece, concerne la mail, è vietato intervenire in modo diretto sul dispositivo, poiché si configurerebbe una violazione della privacy.

Investigazioni in ambito lavorativo e private

Le indagini possono svolgersi in contesti lavorativi o privati. Nel primo caso, si possono, ad esempio, utilizzare strumenti per controllare i lavoratori ma solo per ragioni di sicurezza.

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Le attività, in ogni caso, devono essere consentite dalle rappresentanze sindacali o dall'ispettorato del lavoro.

Nella seconda ipotesi l'investigatore potrà controllare e pedinare il sorvegliato, prestando attenzione per non incorrere nei reati di stalking e molestia. Lo spionaggio è poi vietato se svolto presso la dimora personale del pedinato.

Tutela dei dati sensibili e conferimento dell'incarico

Ogni investigatore privato deve agire con estrema professionalità, considerando la corretta raccolta e gestione dei dati, specialmente quelli sensibili. Le informazioni possono essere comunicate solo a chi ha conferito l'incarico o, se previsto all'atto della sottoscrizione del mandato investigativo, ad altro investigatore.

Una volta conclusa l'indagine gli indizi dovranno essere cancellati. Secondo la normativa in vigore, infine, nel corso dell'attività investigativa bisogna sempre controllare l'indispensabilità e la pertinenza dei dati raccolti, i quali dovranno essere sempre in linea con l'oggetto del mandato.